Голосовое вместо таск-трекера: как собственнику разгрузить голову

У собственника задачи появляются где угодно: в машине, на встрече, между двумя звонками. Пока доберётесь до компьютера, половина забывается. Трекеры, таблицы и блокноты хороши, но предполагают, что вы сядете и аккуратно всё запишете. А на это у занятого человека времени обычно нет.

Почему задачи теряются

Чтобы завести задачу в трекере, нужно открыть программу, выбрать проект, придумать название, поставить срок. Каждый шаг маленький, но вместе они отбивают желание это делать. В итоге задачи остаются в голове, в заметках на телефоне, в переписке с самим собой, и держать всё это в памяти утомительно.

Как это работает

Вы отправляете голосовое сообщение в мессенджер, как отправили бы коллеге, и говорите как обычно: «Напомни в четверг позвонить подрядчику, и пусть бухгалтер к понедельнику пришлёт акт». Нейросеть распознаёт речь, выделяет задачи, сроки и людей и кладёт их в календарь или список, а вам отвечает коротким подтверждением.

В подтверждении видно, что именно записано, и можно поправить, если нейросеть поняла что-то неточно.

Что можно поручить такому помощнику

Его можно настроить, например, так, чтобы он занимался следующим.

• принимал задачи и напоминания из голосовых и коротких сообщений;
• записывал встречи в календарь;
• разбирал почту: что срочное и на что нужно ответить сегодня;
• напоминал о поздравлениях клиентов и партнёров с праздниками;
• присылал утром короткую сводку: что на сегодня.

Запускать всё сразу не обязательно. Для начала хватит одной функции, например только задач из голосовых.

Как это может выглядеть в течение дня

Например, утром по дороге в офис вы наговариваете: «Нужно до пятницы согласовать смету с заказчиком и не забыть поздравить Ивана Петровича с юбилеем». К моменту, когда вы сели за стол, в календаре могут быть два пункта, каждый со своей датой. После обеда вы сбрасываете голосовое про договор, который нужно перечитать, и тоже получаете подтверждение. Вечером можно получить сводку: что сделано, что осталось на завтра.

Программу открывать не надо, просто говорите вслух то, что и так крутилось в голове.

Чем это отличается от голосового помощника в телефоне

Обычный голосовой помощник умеет поставить будильник и позвонить по номеру. Он не знает вашу работу и ваших людей, не отличит клиента Ивана Петровича от соседа. Помощника, о котором мы говорим, настраивают под человека: как он формулирует задачи, куда их складывать, что для него срочное.

Что нужно учесть

С данными нужна осторожность. В голосовых бывают имена, суммы, детали договоров. Заранее решите, какие сведения можно обрабатывать во внешних сервисах, а какие нельзя отправлять наружу и нужно обрабатывать только у себя. Это настраивается, но решить нужно до запуска.

Такой помощник не заменит человека во всём. Помощник записывает, напоминает и раскладывает по задачам. Решаете по-прежнему вы.

Кому это подойдёт, а кому нет

Больше всего пользы получают те, у кого много разрозненных дел и мало времени сесть и всё разложить: собственники небольших компаний, руководители, юристы, подрядчики. Если у вас пара задач в неделю и они вас не тяготят, особого смысла нет. Обычный блокнот в этом случае справляется отлично.

Если вы любите вести дела в таблице, от неё не нужно отказываться. Помощник может класть записи туда же. Достаточно убрать тот неудобный шаг, на котором задачи теряются.

С чего начать

Попробуйте неделю наговаривать задачи голосовыми, пусть пока даже в чат с самим собой, и посмотрите, сколько из них вы бы вспомнили без этого. Если станет легче, идея вам подходит, и можно думать о помощнике, который сам раскладывает всё по местам. Мы делаем таких помощников под задачи собственника.